Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Online‑Bewerbungsverfahrens verarbeiten.

Verantwortliche Stelle

Genuport Trade GmbH
Gutenbergring 60, 22848 Norderstedt
Tel.: +49 40 528 41- 01
Eintragung im Handelsregister Registernummer: HRB 18757KI
Registergericht: Amtsgericht Kiel

Externer Datenschutzbeauftragter:
Roland von Gehlen
E-Mail: datenschutz@genuport.de

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

Name, Anschrift, Kontaktdaten
Inhalte Ihrer Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Qualifikationen)
Angaben zur Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung
Kommunikations- und Interviewdaten

Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/Bewerbung nutzen und speichern.

Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus HR, Geschäftsführung und die für das Bewerbungsverfahren zuständigen Fachbereiche Zugriff, weiterhin die Personio SE & Co. KGaA als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und bei Einwilligung verbundene Unternehmen (Tripoint GmbH, Atlantic Brands GmbH, Future Worxx Vertriebs GmbH).

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet und gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist

§ 26 Abs. 1 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) sowie
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Speicherdauer im Bewerbungsverfahren
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten für einen Zeitraum von 6 Monaten (180 Tagen) gespeichert. Diese Speicherung erfolgt auf Grundlage von

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), insbesondere zur Erfüllung von Aufbewahrungsfristen, sowie
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), etwa zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche, z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten gelöscht oder – sofern zulässig anonymisiert. Anonymisierte Daten enthalten keine personenbezogenen Bezüge und können gemäß

Erwägungsgrund 26 DSGVO für statistische Auswertungen (z. B. Anzahl Bewerbungen, Geschlechterverhältnis) weiterverwendet werden.

Talentpool (nur bei separater Einwilligung)

Eine Aufnahme in unseren Talentpool erfolgt ausschließlich, wenn Sie dem aktiv und gesondert zustimmen.
Die Verarbeitung erfolgt dann auf Grundlage von

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie
§ 26 Abs. 2 BDSG (Einwilligung im Beschäftigungskontext).

Ihre Daten werden im Talentpool für maximal 6 Monate ab erteilter Einwilligung gespeichert oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung gemäß

Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Der Widerruf ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich (z. B. per E‑Mail an datenschutz@genuport.de).

Speicherung bei Einstellung

Wenn Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung erhalten und annehmen, werden die im Bewerbungsprozess erhobenen Daten auf Grundlage von

§ 26 Abs. 1 BDSG und
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
in Ihre Personalakte überführt und mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert.
Weitere gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. nach HGB oder AO) können längere Speicherzeiten erforderlich machen.

Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co. KGaA, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.

Verarbeitung durch Personio (Karriereseite & Bewerbungsformular)

Die Karriereseite wird von Personio betrieben. Dabei ist zu unterscheiden:

1. Bewerbungsdaten

Verantwortlich: Genuport Trade GmbH

2. Technisch erforderliche Daten (z.B. Logfiles, Cookies)

Verantwortlich: Personio (eigener Verantwortlicher)
Diese Daten werden verarbeitet zur Sicherstellung von Stabilität, Sicherheit und technischer Funktionsfähigkeit.
Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit)
§ 25 Abs. 2 TTDDG (technisch notwendige Cookies)

Technisch erforderliche Cookies benötigen keine Einwilligung. Ein Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO ist möglich, kann jedoch technisch bedingen, dass die Seite nicht mehr voll funktionsfähig ist.

Weitere Informationen finden Sie in der Personio-Datenschutzerklärung auf der jeweiligen Karriereseite.

Speicherung und Löschung

Bewerbungsdaten: Löschung 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
Talentpool: Speicherung max. 6 Monate ab Einwilligung oder bis Widerruf
Einstellung: Relevante Daten werden in die Personalakte übernommen

Nach Ablauf der Fristen können Daten anonymisiert zu statistischen Zwecken verarbeitet werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Genuport und Personio setzen geeignete Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, einschließlich:

Zugriffsbeschränkungen
Rollen- und Rechtekonzepte
Verschlüsselung (Transport & Speicherung)
Datensicherungs- und Sicherheitskonzepte
Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse

Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der / dem
Landesbeauftragten für Datenschutz Schleswig-Holstein.

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren externen Datenschutzbeauftragten Roland von Gehlen unter datenschutz@genuport.de

Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf Datenschutz | genuport.de unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.